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www.9778.com:Pages(二)段落样式的运用

大家好,本座又回来了,这期继续为大家带来带来书籍排版设置的秘籍。经过前面的设置后,就可以开始进行书籍内容的排版了。在排版过程中经常用到以下几种常用格式的设置。应用样式的设置我们都知道,在合适的位置应用样式,不仅能够做到书籍格式整齐统一,而且可以为今后进行目录提取和建立索引等操作带来极大的便利。自定义样式的应用非常简单。例如章标题样式应用:切换到“开始”选项卡,然后单击“样式”区域的
按钮,单击“应用样式”。www.9778.com 1然后在弹出的对话框中选择“章标题”即可。www.9778.com 2而“副标题”样式、“正文”样式等的使用方法与此相同,不再细表。字符格式的设置在文章中,样式的应用是经常的,还有一种经常性的操作应时对某些文本应用字符格式。在Word2010中可以设置的字符格式包括字符的字体、字型、字号、效果、字符间距、文本效果等。当我们活用字符格式,可以使文档更加的丰富多彩和个性十足。www.9778.com 3www.9778.com:Pages(二)段落样式的运用。设置字体、字形和字号第一步我们就要选定需要改变字符格式的文本,选定后,我们找到上方的字体工具按钮,然后我们就可以设置字体、字号、颜色等选项了。如果要进行更加复杂的字体设置,那就要单击“开始”功能区的“字体”选项区右下角那个带箭头的小按钮www.9778.com 4打开“字体”对话框。在其中可以进行字体格式的所有功能设置。www.9778.com 5设置特殊效果在书籍排版中,有时需要对选定文字设置颜色、粗体、斜体、下划线等,这些特殊效果的设置方法很简单,在“字体”对话框左下角的“文字效果”选项区选中需要的效果就行了。值得一提的是在Word
2010中增加了一些特殊文字效果哦。www.9778.com 6设置段落格式首先就是对齐方式和行距的设置。Word
2010依然提供5
种对齐方式,分别是“左对齐”、“右对齐”、“居中对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”。www.9778.com 7设置段落对齐的另外一种方式就是先选定段落,然后根据需要单击“开始”选项卡中的“段落”功能区中的某个对齐方式按钮就行了。www.9778.com 8设置行距可单击“段落”选项区的“行距”工具按钮,在其中有几种预选值,若在其中找不到需要的值就得单击“行距选项”,或者直接单击“段落”选项区右下角的小按钮打开“段落”对话框,在其中可进行多种行距设置。www.9778.com 9其次就是段落缩进和段间距的设置段落缩进是指段落中各行相对于页面左右边界向内退缩的距离。在Word
2010中有“段落缩进”、“首行缩进”两种格式设置。打开“段落”对话框后,在“缩进和间距”选项卡中相应选项区进行设置。其中“首行缩进”、“悬挂缩进”的值以字符为单位;“行距”可选择“自动”或者多少行,单击微调按钮以0.5
行递增或递减,一般选择1.5倍行距比较标准。www.9778.com 10

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段落样式

如果用一句话来概括文档内容编辑的核心,那就是「一定要使用样式」。Word中称之为「样式」,Pages中称之为「段落样式」,样式是Pages、Word这类软件和TXT一类的文本编辑器最本质的不同。

「段落样式」是字符和段落格式(控制段落外观的格式设置。例如,缩进、对齐、间隔、行距和分页。)特征的组合,通过样式的应用,可以将样式中包含的一组格式特性应用到新的段落。Word中还将大纲级别包含在「标题」这类段落样式中。运用段落样式,不仅能极大的提高文档编辑的效率,而且能规范内容并减少出错,修改某个样式的格式内容同时就能影响和改变所有应用当前样式的段落。

文档中的目录就是来自于「标题1、标题2、题目」这样的段落样式的设定。所以不论是从文档内容结构的组织,还是从内容格式的清晰条理上来说,都一定要应用「段落样式」。

Word和Pages的样式列表

Word将常用样式显示在顶栏的「样式库」中,如果要查看当前文档的所有样式,需要展开「样式列表」才能看到。这种设计看上去操作很方便,实际上只是对新建文档友好,编辑外部文档时,反而只能在展开的「样式列表」中才能找到对应的样式。这点上Pages的做法就简洁的多,所有样式都在一个展开的列表上。

对于遵循了样式的文档来说,内容的编辑和格式调整是非常快的,最痛苦的是遇到了没有采用样式的文档,而且这类文档还有很多文本编辑的陋习:用空格缩进、用回车空行来间隔段落、用一堆回车来分页等等。首行的缩进、段落之间的间隔、在新的页开始新的一章,所有这些实际上都能通过设置段落的首行缩进、段前段后、段前分页这些选项获得,而这些特征都能被包含在「段落样式」中快速的应用到其他段落。

  Word软件中的“项目符号和编号”命令可使文档条理清楚和重点突出,提高文档编辑速度,因而深受大家喜爱。看似一个简单命令,只要你用心思考,会发现里面深入的知识真不少。编号作为word中的一项“自动功能”,只要运用得当,它就会言听计从,任我们操作与摆布。

不论我们在使用word文档编辑资料时,还是我们在阅读现有的资料时,文档的段落设置一直都存在,段落设置主要是针对文档的文本对齐方式、文本缩进、段落间距以及行间距等功能进行设置。今天小编和大家一起学习关于文档段落设置的各种技巧。

Pages的段落样式

Pages中段落样式包含的段落格式很多,下图所示中只有红色覆盖的几项没有包含在段落样式中,其他的格式修改后都会在样式旁显示「更新」图标,点击更新会应用修改到所有采用这个样式的段落。

段落样式的设置

  • 段落样式名称的右上角显示「*」号,意味着样式已经被新的格式覆盖,只是修改段落中局部的文本的字体、或者应用「字体样式」到段落都会如此。
  • 段落样式名称右上角显示「更新」字样,意味着样式不仅被新的格式覆盖,而且可以更新修改当前样式并应用到采用了该样式的其他段落。

字符样式、文本缩进、项目符号与列表、列(分栏)这几项的格式设置不受「段落样式」的影响,也就是说这些设置发生的变化并不会随段落样式保存,对包含这些设置的段落应用「段落样式」时,以上四项的设置并不会发生变化,它们的优先级更高。字符样式、项目符号和列表是段落样式设定中比较特殊的部分,段落样式允许段落被字符样式覆盖,或者将选中的段落设置成项目列表,这样能保证段落格式的多样性,当我们更新「段落样式」时,包含不同字符样式的与项目编号的段落能依旧保持原有的字符样式或项目编号、缩进。

对齐下的文本缩进其实是项目符号与列表中的文本缩进,如果要在样式中包含段落的缩进,应该设置「布局」中的「缩进」。段落样式中「引用」和「说明」类型的文字,通常我们会缩进一段距离和正文段落区别开来,这里的缩进调节的是「布局-缩进-首行」和「布局-缩进-左边」将这两个值设置成一样就能获得齐头缩进的效果。

一、 “项目符号和编号”使用:

一、对齐方式

段落样式的设置

段落之间的间距和行距的作用是为了让文档看上去更舒服一些,不至于排的过于紧密。行距是段落内每一行之间的间隔,通常我们采用1.2~1.5倍的行距来让一个段落的内容看上去稀松适当。

段落间距通常比行距要大一点,用来形成段落和段落之间的间隔。段落间距一般和字体磅数一样,例如,「题目」字体大小16磅,段前段后距离可以设置成16磅。

视觉差异上,「标题」「题目」除了设置「段前段后」的间距来与上下文区分,字号比正文要大2-4磅,有些时候还会为标题添加背景色或边框线来突出标题。

段前分页(在新页面开始段落)用在章节标题上的机会比较多,从而实现在新的一页开始章节内容的效果。「同段不分页」和「与下一段落保持同页」主要用来处理跨页的段落的页面归属,你可以将页面定位到一个跨页的段落上然后勾选这两项来查看它的效果。

项目符号与列表是比较特殊的段落属性,前面提到过它不受段落样式的影响,设置和取消项目列表的段落效果都需要直接在面板中操作项目符号的设置选项。

项目编号列表勾选「多级编号」后支持多个层级的编号效果,选中需要缩进的编号段落按对齐中的缩进按钮就可以。通过调节标尺栏上的蓝色小方块图标也能直接拖拽控制缩进量。

单击“格式——项目符号和编号”就可调出此命令。

为了使文档整齐美观,需要对文档进行左右对齐,对齐方式作为段落调整的重要功能,共有五种对齐方式:左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐。选中需要调整的文本,切换到【开始】选项卡,在【段落】组中,即可点击五个对齐方式的功能按钮任意一个,即可。

段落样式的自定义

点击样式名称后的箭头( >
)可以对样式进行重命名、定义快捷键或删除。段落样式的格式是取自当前段落的,如果要创建新的段落样式,可以对当前段落的格式进行调整,然后点击段落样式列表顶部的「+」号添加新的样式。

打开Word的文档时,Word文档附带的样式都会显示在样式列表中,通过删除旧的样式并指定替换样式的方式可以快速的对文档进行格式化,如果发现新的样式没有生效,全选清除字符样式为「无」就可以了。

段落样式的定义和更新

段落样式的快速应用中,除了通过样式列表、定义的快捷键以外,还可以利用拷贝样式(⌥⌘C)和粘贴样式(⌥⌘V)的快捷键来快速应用样式到新的段落内容。

通常为了提高格式化和写作的效率,可以分别为常用的标题、题目、说明和项目符号、项目编号分配F1-F8的快捷键,这样编辑文档时,直接fn+F1就能快速定义当前段落的格式,因为项目编号没法应用段落样式,所以快捷键反而是最便捷的设置方式,不过样式的快捷键并不能保存到模板,只在当前文档有效。

如果想要将自己的段落样式长期保存下来,可以另存为文档模板(文件-存储为模板),当然也可以学习内置模板的样子留一些内容作为框架,选中段落将其转为模板中的「占位符文本」或「媒体占位符」(格式-高级-定义为占位符文本)。还有一个方法就是直接从内置的模板新建文档,然后编辑其段落样式,最后存储为自己的模板。

文本框、图像和图表样式

Pages中除了文本段落样式以外,还有针对形状、图表和图片的样式,用以固化边框、阴影、填充、不透明度等一系列参数,以便能快速应用到其他对象。

文本框是灵活排版中的重要对象,外观上它是形状样式中的一种,不过文本框中的内容可以包含一个或多个段落样式。通过分析Pages预置的各种模板我们不难发现,各种版式效果基本上都是由「文本框」「图片」和「形状」组合而成的。如果想形成一套自己的样式和模板不妨花点时间研究一下这些预置模板。

按住 Control
键然后再点按样式,可以基于目前的修改「重新定义所选部分的样式」。

二、中断、删除、追加编号:

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字体格式和字符样式

字符样式是一组字体格式的集合,可以用来快速定义选中的字体格式,同样支持快捷键的定义。字体设置面板中包含着常用的字体、字号、着重号、加粗、下划线、波浪线和颜色设置,点开「齿轮」的高级选项,获得更多的设置项:上标、下标、全部大写、首字母大写、空心字、删除线、阴影。

字体格式和字符样式

Pages中并没有Word那样可以针对整个段落或文档分别设置中英文字体的功能

前文提到过,段落样式的设置中会忽略段落的字符样式和项目列表属性,这意味着我们可以用字符样式设定部分内容或者覆盖整个段落样式,那怕段落样式随后被修改更新,字符样式设置的内容并不会随之变化。

这样的好处是,我们在编辑文档中对部分文字设置的着重号、颜色、下划线等格式会一直保留。不过这种字符样式优先的模式在编辑外部文档时也会给很多人带来困扰。

字体警告界面

例如,打开的文档中包含Pages不能匹配的字体时,Pages会显示字体警告,同时使用默认字体替换。字体面板中此时的显示类似「Time(宋体)」,前面的字体名称是Pages目前采用的字体,括号里的字体是原来的字体。

因为字体不匹配,这样的段落会被赋予一个特殊的「字符样式」-「无*」,由于字符样式的覆盖关系,所以即便修改了字体并「更新」段落样式,你会发现段落除了行距、缩进等发生了变化,字体并没有改变。要消除这种状况,技巧是在打开外部文档后,先全选所有文档内容,将字符样式统一设置为「无」,然后再修改更新段落样式。

1、按两次“Enter”,后续段落自动取消编号(不过同时也插入了多余的两行空行)

二、文本缩进

2、将光标移到编号和正文间按“Backspace”键可删除行首编号。

文本的缩进是表示一个段落的首行、左边和右边距离页面左边和右边以及相互之间的距离关系。缩进一共有四种方式:左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进。其中左缩进和右缩进在开始选项卡的段落组中直接使用。我们点击【段落】组右下角的扩展按钮,打开【段落】对话框,在【缩进和间距】组中,我们看到缩进复选框有一个特殊格式,在此我们可以设置【首行缩进】和【悬挂缩进】。

3、选定(或将光标移到)要取消编号的一个或多个段落,再单击“编号”按钮。

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4、将光标移到包含编号的段结尾按回车,即可在下一段插入一个编号,原有后续编号会自动调整。

PS:在段首,单击Tab键,可以将光标所在的段落的首行缩进两个字。如果在其他段行中使用Tab键,段落整体进行了两个字的缩进。

三、多段落放在同个编号内的实现方法:

三、行距和段落间距

通常情况下,word按段落编号,即在每个段落(不管该段有多少行)开始位置处添加一个编号。而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内,可以选择以下四种方法来实现:

行间距是指一个段落内行与行之间的距离,默认的文档行距都是单倍,且根据字体的大小不同而自动调整。在开始选项卡中段落组点击【行和段落间距】旁边的下三角按钮,弹出的快捷菜单中,可以选择一定的行距。

1、在第一段结束时按“ShiftEnter”组合键插入一个分行符,然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号(实际和前面的内容仍然属一段)。

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2、在某个编号内的第一段结束后,按两次以上回车插入需要的空段(此时编号会中断),当光标移到需要接着编号的段落中,单击“编号”按钮,此时word通常会接着前面的列表编号。然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。

段间距是指相邻两段间的间隔距离,段间距包括段前间距和段后间距两种,两段间的段间距应该是前一个段落的段后间距与后一个段落的段前间距之和。在【段落】组中,仅能进行简单的设置。

3、中断编号并输入多段后,选定中断前任一带编号的文本再单击(或双击)“格式刷”按钮,然后再单击要接着编号的段落,即可接着编号。(使用键盘的话,则先按“Ctrl+Shift+C”复制格式,再按“Ctrl+Shift+V”粘贴格式,意思是只复制前一段的应用的样式,而不是复制文本)。

同样,我们打开【段落】对话框,在此我们可以对行距和段落间距进行更多的设置。

4、中断编号并输入多段后,选定需接着编号的段落,打开“项目符号和编号”对话框,选择和上一段的相同编号样式后,再选择“继续前一列表(C)”。

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不难发现,后三种方法其实都是通过中断编号来插入多段,在一个编号内插入多段后再设法继续编号。相比之下,第一种法要方便些,但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理(如行首的缩进只能通过键入空格代替,而且不能使用“段落”设置),从而“看起来”是另一段。

PS:【Ctrl+0】:将选中的文本每段前增加12磅的间距。【Ctrl+1】:将选中的文本快速设置为“单倍行距”。【Ctrl+2】:将选中的文本行距快速设置为“两倍行距”。【Ctrl+5】:将选中的文本行距快速设置为“1.5倍行距”。

四、“多级编号”法:

欢迎关注,以上。

打开“项目符号和编号”对话框,将段落编号设为“多级编号”中的一种,再单击“自定义”,将当前级别(通常为1)的编号样式设成你想要的样式,将下一级别(通常为2)的“编号格式”中全部内容删除(即无)。OK!假设现在要输入3段文字,其中1、3段带编号,2段无编号。只须将1段级别设为1,它就带编号;2段不要编号了是吧?好,按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2,怎么样,没有编号了吧!现在将2段内容输入;按回车输入3段时先按“ShiftTab”将该段级别升一级为1,编号又出现了。升有降无(编号),你试试,是不是非常方便。

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五、设置编号格式

1、影响美观和规范的“间距”:相信有许多朋友对word中编号和正文过大的相隔距离恼火不已,因为不知如何调整间距而放弃“编号”。如果打开“选项”对话框并设置“制表符”在文档中显示出来的话,仔细观察水平标尺和文档中编号后的控制符号,你会发现使用编号后在左缩进标记附近会出现一个制表符(编号后也有)。问题的症结就在此:在word中编号时,会在编号和段落的第一个字符间插入一个不可编辑字符,默认用制表符将编号和正文隔开,并用制表位对齐正文。明白了这个道理,问题就迎刃而解了:选定要改变间距的编号列表,按住Alt向左拖动(以能看到编号后的制表符为准)标尺上的制表位,即可缩小编号和正文间的距离,反之向右拖则增大间距。还有一种更绝的方法:利用多级符号来插入编号,可改变作为默认间距的字符。方法为:单击主菜单中“格式”→“项目符号和编号”,打开对话框后再单击“多级符号”,选中一种合适样式后单击“自定义”,在“自定义多级符号列表”对话框中单击“高级”,然后将“编号之后”的内容(默认为制表符)改为“不特别标注”,再依次确定关闭对话框,则编号和正文紧连着不插入任何分隔符号;若改为“间距”同样可将间距改为很小而无需通过移动制表位来缩小间距。虽然是多级符号,但作一级编号来用也顺顺溜溜。

2、多种多样的编号格式:在word中只提供了13种编号样式。但如果你善于修改的话,可以“自定义”出不计其数的样式。方法为:打开“项目符号和编号”对话框后选中一种编号样式,然后单击“自定义”按钮,此时会打开“自定义编号列表”对话框,在“编号样式”的下拉列表框中选中一种样式后,可以在“编号格式”下的文本框中的编号前后输入其他字符,从而构成各种格式的编号。如添加括号编号列表变成(1)、(2)、(3)……;添加“-”变成-A、-B、-C……;添加“第、章”两字变成第1章、第2章、第3章……正是“天高任鸟飞,海阔凭鱼跃”。

3、丰富多彩的编号字体:单击“自定义编号列表”对话框中的“字体…”,即可为编号指定字体、字形、字号、颜色、字符间距及阴影等其他效果。

4、不可轻视的编号、正文位置:如果编号、正文的排版位置不合意,可在“自定义编号列表”对话框中修改。其中“编号位置”框架内的“对齐位置”即相当于“首行缩进”,“文字位置”框架内的“缩进位置”相当于“左缩进”,理解了这两项的含义,该设置为多少相信无需多言了(其实,这些值你也可以直接用标尺上的“左缩进”“首行缩时”修改)。如果是“多级符号”,则应逐项为每一级设置编号对齐位置和正文缩进位置直至符合实际需要。

六、指定快捷键:加快操作的有效方法

为“编号”指定快捷键:同时按下“CtrlAlt数字键盘中‘’”,鼠标指针变成花朵形后单击常用工具栏上的“编号”按钮,然后将光标移入“自定义键盘”对话框中的“请按新快捷键”内按下你想用的组合键,如“Ctrl8”(快速编号或取消编号),再单击“指定”、“关闭”即可。同样为“格式”菜单中的“项目符号和编号”定义一个快捷键,如“Ctrl9″(打开详细设置框)。定义快捷键后,要应用或取消(中断)编号,或者设置编号样式时,就可以直接用键盘操作,省时省力。

七、复制含编号的文本:注意帮倒忙

如果将包含编号的文本内容复制到新位置,新位置文本的编号会改变,通常会接着前面的列表继续编号。如果要和复制前的格式完全相同,需打开“项目符号和编号”对话框,选择“重新开始编号”,这一点往往会被大家忽略。

八、将编号转换为数字

编号具有方便快速的特点,但在复制、改变编号样式等一些操作中不方便,此时可将编号转换为真正的文字编号。选中带编号的段落,按“Ctrl+C”,再选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”,按“无格式文本”粘贴到新位置,编号就转换为正文了,现在你爱怎么改随便你了。

九、“多级符号”中的重磅炸弹:

多级符号在进行如试卷排版中非常有用,输完某一级中一个编号(如1、2、3……)后的正文内容,按回车键即自动进入下一个编号,再按“Tab”键即可改为下一级编号样式(如A、B、C……),要返回到上一级继续编号,按“Shift+Tab”即可。灵活运用这两项,同样能少费力气多办事。

十、利用“项目符号和编号”命令实现表格自动填充和巧输星期

在Word表格里选中要填入相同内容的单元格,单击“格式→项目符号和编号”,进入“编号”选项卡,选择任意一种样式,单击“自定义”按钮,在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容,在“编号样式”栏内选择“无”,依次单击“确定”退出后即可。 

单击“格式→项目符号和编号”,进入“编号”选项卡,单击“自定义”按钮,在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式,在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。